企业提高办公室5s管理咨询

日期:2021-08-24 20:01 /人气: / 来源:未知

广东华智天诚管理顾问有限公司是专注中国企业综合管理改善提升的的落地式咨询公司,由数十名来自中外资企业高管组成,专注于提供 "企业降本增效、订单交付改善、库存优化、生产效率提升、 5S管理/6S管理、TPM设备管理、精益工厂布局、专业目视化、精益供应链、五星班组、管理变革等综合性问题订制解决方案并负责落地实施。

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  一、办公室5S管理内容

  (一)桌面位置摆放规范(二)办公桌抽屉整理规范(三)5S管理制度检查表(四)办公区工作纪律规定(五)办公区域环境卫生管理(六)办公室安全管理以下就这六个方面的5S管理要求和操作作一介绍,这里结合办公环境特点对原标准作了一些改动,因为原标准更适合生产现场而不是办公环境。

  二、五个标准

  (一)整理

  定义:区分要与不要的物品,现场只保留必需的物品,根据需要的频率安排摆放位置。

  目的:①改善工作环境和增加工作面积;②现场无杂物,行道通畅,提高工作效率;③减少磕碰的机会,保障安全,提高质量;④消除管理上的混放等差错事故,便于资料查找;⑤有利于减少库存量,节约资金;⑥改变作风,提高工作情绪。

  做法:把要与不要的物品分开,再将不需要的物品加以处理(注意密级文件按有关制度处理)。建立公共资料柜,将大家都需要的资料共同存放并按业务分类,专人负责建立文档借阅登记管理。对办公现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类,区分什么是现场需要的,什么是现场不需要的。对于办公室里各个工位或设备的前后、通道左右以及办公室的各个死角,都要彻底搜寻和清理,达到现场无不用之物。工位摆放要整体安排,做到便于走动、便于采光、便于减少不必要的相互干扰,又尽量安排紧凑节约空间,留出接待来访的空间。尽可能布置一些环保、养护方便、美观的花草。墙面布置也要本着看板管理、赏心悦目的原则进行设计。

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  (二)整顿

  定义:必需品依规定定位、按标准摆放,整齐有序,明确标示。目的:不浪费时间寻找物品,提高工作效率和服务质量,保障安全。做法:把需要的物品加以定量、定位。通过前一步整理后,对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放,以便能用最快的速度取得所需之物,在最有效的规章、制度和最简洁的流程下完成作业。

  要点:①物品摆放要有固定的地点和区域,以便于寻找,消除因混放而造成的差错。②物品摆放地点要科学合理。例如,根据物品使用的频率,经常使用的东西应放得近些,偶尔使用或不常使用的东西则应放得远些。③物品摆放目视化,使定量装载的物品做到过目知数,摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。例如:钥匙有很多把,如何快速找到所需钥匙,就需要进行标示或按类分组;再例如:文件、资料、报告、报纸杂志等要分类摆放,并按重要程度、使用频率区别摆放,应按年度建立文档目录;再例如:公共资料柜应在单位内部建立统一摆放标准;再例如:电源、设备线路等要由专业人员统一规范布置,并要求所有人掌握设备、电源等安全使用知识,最后一个离开办公室的人要做到关闭所有电源、关闭所有窗户等。

  (三)清扫

  定义:清除现场内的脏污、清除作业区域的废气物品及垃圾。

  目的:清除“脏污”,保持现场干净、明亮,使人心情愉悦。

  做法:去除工作场所污垢,定期按规定处理不需要的杂物、文档、书籍、报纸、杂志等。

  要点:①自己使用的物品,如设备、工具等,要自己清扫,而不要依赖他人。②公共设备使用要注意掌握操作规范,由专人负责保养。③清扫也是为了改善。除了自己要负责自己办公桌及设备的清扫外,也要自觉维护公共环境的整洁,对于面积不大的办公室,所有人都应承担公共区域的清扫,对于办公面积较大的开放式办公环境,可以安排专门保洁人员清扫,但每个人必须注意个人文档资料及个人物品的保管。

  (四)清洁

  定义:将整理、整顿、清扫实施的做法制度化、规范化,维持其成果。目的:认真维护并坚持整理、整顿、清扫的效果,使其保持最佳状态。

  做法:通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入,消除发生安全事故的根源,创造一个良好的工作环境,使职工能愉快地工作并提高工作效率,保障工作质量。

  要点:①办公环境不仅要整齐,而且要做到清洁卫生,保证职工身心健康,提高职工工作热情;②不仅物品要清洁,而且职工本身也要做到清洁,如衣服或工装要清洁,仪表要整洁,及时理发、刮须、修指甲、洗澡等;③职工不仅要做到形体上的清洁,而且要做到精神上的“清洁”,待人要讲礼貌、要尊重别人;④要使环境不受污染,进一步消除浑浊的空气、粉尘、噪音和污染源,消灭职业病。

  (五)素养

  定义:人人按章操作、依规行事,养成良好的习惯,使每个人都成为有教养的人。

  目的:提升“人的品质”,培养对任何工作都讲究认真的人。

  做法:努力提高人员的自身修养,使人员养成严格遵守规章制度的习惯和作风,是5S活动的核心。良好习惯的养成要做到:①明确要求,每个人都知道应该怎么干;②要示范,有标杆,有榜样;③要有检查,有制度,有要求;④要持之以恒,坚持不懈。

作者:admin


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